В данной статье пойдет речь о необходимых изменениях в складском учете при внедрении электронных ветеринарных свидетельств.

Введение

Согласно Приказу Минсельхоз России от 27.12.2016 №589, оформление ветеринарных сопроводительных документов на подконтрольную продукцию с 01.01.2018 будет осуществляться в электронном виде (эВСД). Это значит, что после 01.01.2018 вместо ветеринарного свидетельства на бумажном носителе, полученного от производителя, торговая компания должна на основании входящего ветеринарного свидетельства выпустить в соответствующем приложении ИС «Меркурий» собственный сертификат на транспортную операцию и предоставить сведения о нем покупателю. Сертификат содержит данные о маркировке продукции, дате выпуска и сроке годности, соответствующие данным на упаковке товара. Законодатели полагают, что таким образом, по цепочке сертификатов на выпуск и транспортировку продукции, может улучшится прослеживаемость движения продукта от полуфабрикатов в производстве до конечного потребителя. При этом, на всех участников процесса возлагается обязанность вести этот учет движения продукта в специальной учетной системе ИС «Меркурий».

Вследствие необходимости теперь вести дополнительный учет в какой то сторонней программе, вполне закономерен вопрос: насколько это все изменит и, возможно, усложнит учет продаж? Этот вопрос должен беспокоить, в первую очередь, бухгалтера, как ответственного за учет продаж в организации, этот вопрос должен беспокоить ИТ-специалиста, как создающего для учета условия. Также, начальника склада, так как, возможно, изменится сам процесс приема и отпуска товара со склада, начальника отдела логистики, так как изменение режима работы склада обязательно повлияет на режим развозки. Водитель-экспедитор теперь должен сличать данные на упаковке товара перед передачей его вместе с данными сертификата покупателю. Менеджерам продаж, так как они работают от возможностей склада и логистики и, конечно же, этот вопрос будет очень беспокоить генерального директора, потому что, без ведения подобного учета невозможно осуществлять производство и продажи продукта. Как видим, эти изменения имеют все шансы затронуть работу всей организации в целом. Компании, которые не успеют к означенному сроку перестроить свои бизнес-процессы, рискуют потерять свои позиции и уйти с рынка.

Как было раньше

До нововведений, торговые компании распространяли копии сертификата на бумажном носителе от производителя. Эти копии сертификата прикладывались к другим товарным документам и предоставлялись покупателю, магазину. В случае проверки, последним достаточно было предъявить эти копии и оригиналы товарных документов, для подтверждения соответствия продукции. Каких то дополнительных требований к складскому учету это не создавало. Контроль сроков годности осуществлялся на складе — в ходе инвентаризации, в магазине — в ходе приемки товаров от поставщика и инвентаризации.

Сложно сказать, почему законодатели решили перевести весь этот процесс «в цифру». Наряду, кстати, с электронными ККМ. Возможно, в их инициативе проглядывается что то еще, кроме желания что-то упорядочить в подконтрольной им деятельности, учитывая совпадение периода введения этих изменений в законодательство, тем не менее…

Как предлагают сейчас

Для примера, воспользуемся требованиями к поставщикам, предоставленными компанией «Командор». Они предлагают положить в основу бизнес-процесса понятия «Партия товара» и «Партионный штрих-код». Когда партия товара покидает производственный цех, ей присваивается уникальный код, на основе которого, на упаковке товара печатается штрих-код. Этот штрих-код не только однозначно идентифицирует партию товара в учете, но, также содержит сведения о дате производства и дате утилизации товара, вес и код логистической упаковки товара. Иными словами, содержит все сведения, необходимые для идентификации и списания партии товара в ИС «Меркурий».

В головах постановщиков задачи, все просто: товар произвели — налепили наклейку со штрих-кодом; товар поставили на склад готовой продукции — «пропикали» сканером, оприходовали партию товара в учете; товар подготовили к погрузке — «пропикали», списали товар в продажу оптовому покупателю; конечный покупатель принес упаковку товара на кассу — «пропикали», списали партию конечному покупателю в рознице. Партия определяется считывателем штрих-кода, ошибиться при списании партии в учете невозможно. По всем таким операциям, легко установить данные для списания партии товара в ИС «Меркурий».

При всей своей кажущейся простоте, данная схема содержит множество недостатков. Если раньше, до планируемых нововведений, сертификат на несколько позиций товара по накладной был, вообще говоря, один с интервалом дат выпуска партий продукции, то сейчас, сертификаты по накладной разделяются, ввиду формата штрих-кода, по наименованиям продукта и по датам выпуска каждой отдельной партии. Иными словами, сертификатов будет столько, сколько товарных наименований в накладной и дат выпуска в разрезе каждого наименования товара. При создании упаковки товара, необходимо учитывать партию товара. Нельзя будет, как прежде, настроил один раз печать в типографии, выпустил рулон упаковки, а потом, отматываешь на партию, сколько нужно и выставляешь принтером дату производства отдельно. Теперь будет так: настроил печать, отпечатал партию, поменял настройки, отпечатал следующую… Ну и, конечно, все предприятия логистической цепочки должны не только автоматизировать свой склад, но и воспользоваться программной интеграцией с ИС «Меркурий», потому что, вручную вести учет такого объема сертификатов, даже для предприятия, ведущего только оптовую торговлю, будет нереально.

Вывод: крупные торговые сети поставили перед своими поставщиками огромную и практически нереалистичную задачу. Решение этой задачи, безусловно, поможет магазинам безошибочно формировать сертификаты в ИС «Меркурий» и их учетная система даже может показать, что в таком-то магазине, такого-то товара, просрочено столько-то. Но вот лезть на полку и искать этот товар придется по-старинке, вручную и, вероятно, без терминала сбора данных. Другими словами, выгода от решения этой задачи не сопоставим с риском начать торговать воздухом после Нового года.

Что, предположительно, подразумевали законодатели

Глядя на регламент работы ИС «Меркурий» и формат запросов программной интеграции к этой системе можно прийти к выводу, что никакой такой поголовной «цифровизации» складского учета и не требовалось. В системе предусмотрен 4-х уровневый номенклатурный справочник, представляющий иерархию до наименования, артикула товара. Однако, есть возможность работать исключительно на третьем его уровне — на уровне вида продукции, гораздо более широком понятии, чем наименование продукции и, в некоторых случаях, позволяющим вместить в себя весь производимый предприятием продукт. Дата производства партии представляется интервалом. Более того, есть операция объединения записей журнала, соответствующих разным партиям и, вообще говоря, разным производителям, с целью сократить объем аналитики по партиям и упростить работу оператору в ИС «Меркурий». Единственное условие при объединении партии — срок годности полученной партии определяется сроком годности самой ранней из объединяемых партий товара, что не столь существенно для товара, со сроком годности 6 месяцев и выше.

При таком подходе, есть большая вероятность сохранить соотношение одна накладная — один сертификат, что позволит обойтись без всякой интеграции с ИС «Меркурий» и всяких изменений в учетной системе одним оператором информационной системы даже крупному торгово-производственному комплексу.

Поиск компромисса, подходы и решения

Самоуверенность крупных торговых сетей, конечно, беспрецедентна, однако мы, ИТ-шники, не имеем права сказать владельцам бизнеса, что принципиально не пойдем таким клиентам навстречу. Крупным торгово-производственным компаниям, давно автоматизировавшим свой склад, в структуре продаж которых преобладает опт, остается только пожелать удачной интеграции с Ветис.API (программный интерфейс ИС «Меркурий»). Всем остальным, между жесткими условиями, диктуемыми крупными торговыми сетями, кстати, не всеми и довольно просторной трактовкой регламента работы с эВСД от самого Минсельхоз-а, есть широкий простор, где развернуться.

За основу, лучше брать регламент ИС «Меркурий» (от Минсельхоз-а) и рассматривать требования крупных торговых сетей как накладываемые ограничения, определяющие частный случай использования информационной системы. В плане программной реализации в учетной информационной системе, во многом выгодно привязываться не к понятию «Партия товара», а к понятию «Серия номенклатуры». При списании товара документом реализации, партия товара, в большинстве конфигураций от компании «1С», как, впрочем и самописных на этой платформе, определяется из свободного остатка на позицию документа. При вводе или корректировке документов задним числом, партии товаров «перемещаются» из движений одних документов в другие. Потом, с целью восстановления партионного учета, в конце месяца, как правило, производят операцию восстановления последовательности документов. В таком случае, если бы мы брали данные для формирования эВСД из движений по партиям, тогда расхождение между учетом сертификатов и учетом партий в программе появлялись бы каждый раз, при вводе операции, нарушающей или восстанавливающей партионный учет. Серия номенклатуры, напротив, определяется в табличной части документа. И, хотя остается риск списать серию номенклатуры с остатков дважды, при проведении или редактировании документов задним числом, она не так динамично меняет свои документы списания, как партия товара. Просто, в дополнение к контролю остатка по сериям на дату документа, нужно контролировать еще и актуальный, текущий остаток по сериям.

Производить подбор серий номенклатуры в документ реализации товара можно вручную, при наборе заказа, либо, если есть такая возможность, при помощи сканера штрих-кодов. В последнем случае, появится функция контроля товара при наборе заказа, что позволит предупредить пересортицу на этапе набора заказа покупателю. При известной серии номенклатуры, реализовать запрос на формирование транспортного сертификата достаточно просто. Программный интерфейс ИС «Меркурий» позволяет как сворачивать записи журнала по виду продукции, так и разворачивать по наименованиям товара обратно. Главная сложность в том, чтобы не пересортить товар по дате производства на всей цепочки этапов продаж, от загрузки автомобиля на складе, до передачи товара в магазин водителем-экспедитором. В противном случае, есть риск «налететь» на весьма серьезные санкции, так как расхождение в датах производства наличного товара, пусть и не достигшего срока годности, с данными сертификата при перевозке, могут быть расценены как перевозка товара без сертификата, со всеми вытекающими последствиями.